あきたDX通信

※MA:マーケティングアドバイザー　かわもと部長：次代のホープとされる今風の営業部長
真弓課長：企画部のやり手マネージャー兼SE

---「今回の会話のポイント」---
当社が事務局を務める秋田デジタル利活用推進協会では、7回目となる「秋田県内企業におけるIT/DXの導入実態調査」を開始します。県内企業の景況感やIT活用状況を継続的に追い続けてきた本調査ですが、今回は生成AIの活用実態を重点テーマとして追加しています。AI活用が話題となる中、秋田県内企業は実際にどこまで使いこなしているのか。定点観測だからこそ見えてくる地域の変化について語り合います。
--------------------------------------------------------

■■■秋田企業のDXは進んだのか■■■

■■■地域の未来を映すデータ■■■

---編集後記---

営業スタッフ徒然草

引き継ぎやすい業務づくりも、自治体DXの一歩

みなさん、こんにちは。
今回、コラムに初めて登場します、エイデイケイ富士システムの佐々木です。

普段は、自治体様向けのシステムを中心に関わっており、仕事で全国各地にお邪魔する機会があります。
かつおとミカンが有名な県以外は、ほぼ全県に訪問したことがあるのが、ひそかな自慢です。

はじめてのコラムということで少し迷いましたが、今回は、各地でお話を伺う中で感じていることについて書いてみたいと思います。

近年、自治体DXの取り組みとして、住民記録、税、福祉などの基幹20業務を対象としたシステム標準化をはじめ、さまざまな見直しが進められています。

システムを見直すというと、新しい仕組みに切り替えることが中心に見えますが、実際にはそれだけではありません。
今の業務がどのように進められているのか、どのデータがどこで使われているのか、これまでどのような運用をしてきたのか。そうしたことを一つひとつ確認していく場面も多いと感じます。

私自身、システムに関わる仕事をしている中で、システムの話をしているつもりが、気づけば業務の流れや過去の判断を確認する話になっていることがあります。長く使われてきた仕組みほど、その背景を確認するだけでも時間がかかるものです。

また、標準化の対象となる基幹20業務以外にも、自治体の現場には日々の行政運営を支えるさまざまな業務があります。

たとえば、公共施設の管理、行政財産の管理、契約・入札、各種申請や許認可、使用料・手数料の管理、地域インフラに関わる台帳管理などです。住民の目に直接触れる機会は少ないかもしれませんが、どれも自治体の業務を支える大切な仕事です。

こうした業務の中には、紙の申請書やExcel台帳、担当者の経験によって支えられているものもあります。普段は問題なく回っていても、件数が増えたり、担当者が変わったりすると、「前はどうしていたのか」「どこを見れば分かるのか」を確認するのに時間がかかることがあります。

実際にお客様とお話しする中でも、「前任者に確認しないと分からない」「過去の経緯を探すのに時間がかかる」といったお話を伺うことがあります。

特に年度替わりや人事異動の時期には、こうした確認が増えやすいのではないでしょうか。
必要な情報が一か所にまとまっていて、過去の経緯や今の状況を確認しやすい。そうした状態になっているだけでも、担当者の方々にとっては大きな助けになると思います。

これは自治体に限らず、民間企業でも同じです。

たとえば営業活動でも、過去の商談経緯やお客様とのやり取りが個人のメモや記憶に頼っていると、担当者が変わったときに確認に時間がかかります。必要な情報が整理され、業務の流れが見えるようになっていると、引継ぎもしやすくなり、対応もしやすくなります。

自治体DXというと、大きなシステム刷新や新しい技術を思い浮かべる方も多いかもしれません。もちろん、それも大切な取り組みです。

一方で、日々の業務を少しでも確認しやすく、引き継ぎやすくしていくことも、DXの一つの形ではないかと感じています。

道路占用、河川占用、公園占用、行政財産の目的外使用などの占用・使用管理業務も、そうした日々の行政運営を支える業務の一つです。

申請、許可、使用料の管理、収納状況の確認、更新対応など、扱う情報や確認事項が多く、担当者の方々が一つひとつ確認しながら進められている業務だと思います。

当社のFUSHも、そうした業務の流れを整理し、必要な情報を確認しやすくするための仕組みとして提供しているものです。

基幹20業務の見直しが進む中で、その周辺にある業務についても、少しずつ整理しやすい環境が整っていくことを願っています。

担当者が変わっても、必要な情報を見ながら安心して引き継げること。
日々の確認や判断にかかる負担が、少しでも軽くなること。
そして、職員の方々が住民サービスや地域の課題に、より時間を使えるようになること。

そうした積み重ねが、安定した行政サービスを支える力になっていくのではないかと感じています。
私たちも、現場の業務に寄り添いながら、その一助となれるよう取り組んでいきたいと思います。

FUSHについて詳しく知りたい方は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

＜お問い合わせ＞
エイデイケイ富士システム株式会社
お問い合わせページ：https://www.adf.co.jp/contact/sales/
TEL:018-803-9811
クラウドビジネス部 FUSH担当までお問い合わせください。

---------------------------------------------------------------------------------------
あきたDX通信>>>>> 編集長　伊嶋謙二 /// 編集スタッフ　伊藤真弓　澤田亜弓 /// 主幹：五十嵐健 /// エイデイケイ富士システム株式会社

Copyright(C)、エイデイケイ富士システム株式会社、掲載記事の無断転載を禁じます。