あきたDX通信

※ 週刊DX
2018年10月よりDX戦略部メンバーによるDX関連記事の紹介を社内向けに発信しているもの。
今回はその中から一部ご紹介いたします！！

シンギュラリティとは技術特異点のことで、AIの知能が人間を超え、
社会が大きな変革を迎えてしまう時点や概念のことらしいです。

それって、あの映画じゃん！と思ったのですが、
2045年てあと20年かそこらしなかいと言われていることに一番驚きました。
（シンギュラリティが起こるのはもっと早いと提唱している人もいます）

実は、人間より賢い知能を持ったAIは2030年頃には完成（プレ・シンギュラリティ）
する予想らしく、その人工知能が自分よりも賢いAIを作り出すのが2045年らしいです。

結果、人類の生活が一変し、例えば臓器や人体の改造・脳のネットワーク接続など、
それこそアニメや特撮、映画の中だけと思っていた技術にも期待できるようです。

もうここまででＳＦ好きの自分としてワクワクしてしょうがないです。


ただ、仕事面においては、多くの仕事はAIが代替することで失業者が増える可能性も
いわれているようです。

我々としては、AIに代替されない様なよりクリエイティブな仕事ができるように
ならなければなりません。

日々、技術革新がめざましい昨今においては、時代に追従するのではなく、
時代の先端を走り続けることが大事なんだど感じました。

書類と業務の整理整頓

みなさんこんにちは。エイデイケイ富士システム営業の渡辺（哲）です。

今回のテーマは、私が直面している「整理・整頓」という課題についてです。

以前営業コラムを担当したときから、およそ４ヶ月経ちました。年度が替わり、引継ぎもありまして、さらに慌ただしい日々を過ごしております。
より効率よく働くためにはどうすべきか？　仕事のネックになっているのはどこなのか？　日々考えながら改善していかなければなりません。

そんな中で私がまず改善したいと思ったものが、紙書類であふれ返っている机の上でした。

＜ペーパーレスの時代＞
お馴染みとなった「ペーパーレス」という言葉ですが、私はまだ時代の波に乗れていないようです。

社内の基幹システムが新しくなってから、もうすぐ１年が経とうとしています。
ワークフローはほとんど電子化されましたので、前より紙を印刷する機会は減りました。

それにも関わらず、周りと見比べてみても、机の上の煩雑さは目立ってしまっています。
整理整頓が得意なひとたちは、どのように解決しているのでしょうか。

＜整理整頓が不得意なひとの特徴＞
改めて、「整理整頓」という言葉についてですが、
・整理......要るものと要らないものを分け、要らないものを捨てる。
・整頓......必要なものをいつでも誰でも取り出せるよう、秩序立てて配置する。
という意味を持っています。

私の場合も、やはり整理できないままの書類が多いと感じます。
一度終わった案件の書類をそのままにしてしまい、次の案件の書類が溜まっていくのです。

書類のなかには見返す頻度が高いものもありますが、ほとんどの書類は見返すことはないでしょう。
あるコラムの中でも、

"1年過ぎた文書を使用するのは 100 回に 1回"

という統計がありました。
さらに、書類の整理を３段階に分けて、

１．重要、よく使う書類（現在進行形）
２．たまに見返したりして使う
３．なんとなくあれば安心。使わないけどとっておきたい（おそらく滅多に使わない）

とすることで、書類の整理を促しています。

整理しないとさらに煩雑となり、整理が追い付かなくなってしまう。
どこかで悪循環を断ち切らないといけませんね。

＜業務の整理整頓＞
ところで、「要るものと要らないものを分ける」というのは、あきたDX通信で何度も取り上げられているRPAの基本ですね。
業務を洗い出し、本当に必要な業務か否かを仕分けるところから始まります。

また、第35回で触れられた「ECRS（イクルス）」という業務効率化のフレームワークでも、

"改善効果の高い方から、「排除E」、「結合C」、「交換R」、「簡素化S」という順番で対策案を考えていきます。"

とありました。
（参考： https://adf-dx.aaas-cloud.net/contents/AkitaDXreport_035.html）

物事を整理するには、必要かどうかの判断基準をもつことが重要です。
判断基準をしっかり持つことで、物事の優先順位も決めやすくなるでしょう。
逆に言えば、判断基準がしっかりしていないため書類が整理できず、業務も非効率になってしまっているのかもしれません。

やはり、どこかで片づけなければいけませんね。

＜最後に＞
実際の紙書類の整理整頓方法はWebで広く紹介されていますが、共通するのは「習慣づける」「集中する」「少しずつ何度も繰り返す」といった要素でした。
あとでまとめてやるのも悪くはありませんが、「あとで」をいつにするかは決めておきましょう。

また、自分の机の上の書類ではありますが、広い目でみれば会社の持つ書類の一部でもあります。
席の移動があったり、引継ぎがあったり、いずれその書類は別の人の手に渡る可能性もあります。

自分の書類や業務を整理することで、必要な手順を漏らさず把握できます。
手順が整頓されていれば、自分だけでなく、後に引き継ぐ方の理解も深まるでしょう。

今回、引き継ぎの大変さを味わいましたので、あとで自分が苦しまずに済むように、重い腰を上げようと思います。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。

＜問い合わせ先＞
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地域情報ソリューション課　地域営業担当
TEL：018-838-1173

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